Comité d’Audit

Dès lors que la Société remplit deux des trois critères d’exclusion repris, respectivement à l’Article 526bis, §3, elle n’est pas légalement tenue de constituer un Comité d’audit. Le Conseil d’administration a néanmoins pris la décision de constituer un Comité d’audit.

Rôle

De manière générale, la mission du Comité d’audit consiste à veiller à l’exactitude des informations comptables et financières destinées au Conseil d’administration, aux Actionnaires et aux tiers du monde financier et à faire rapport de ses conclusions en la matière au Conseil d’administration.

Le Comité d’audit a pour mission d’assister le Conseil d’administration dans :

  • le suivi des procédures administratives et organisationnelles ;
  • en matière de Reporting financier :
    • le suivi de l’intégrité et de l’exactitude des informations chiffrées, des informations données au Conseil d’administration ou adressées aux Actionnaires et au marché, et de la pertinence des règles d’évaluation et des normes comptables appliquées, de l’exactitude et de la cohérence de ces informations ;
  • en matière de contrôle interne et gestion des risques :
    • l’évaluation de l’efficacité des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques ;
  • en matière de fonctions de contrôle indépendantes de la Société :
    • l’évaluation de l’efficacité des mécanismes de contrôle interne ;
  • en matière d’audit interne :
    • la proposition au Conseil d’administration en matière de nomination, approbation des honoraires et révocation du responsable de l’audit interne ;
  • en matière de processus d’audit interne :
    • l’approbation du plan d’audit interne proposé par le responsable d’audit interne,
    • l’exercice d’un suivi des missions du responsable de l’audit interne,
    • l’exercice d’un suivi sur l’implémentation des recommandations d’audit interne par les cadres de la Société ;
  • en matière de processus d’audit externe :
    • le suivi des questions et remarques formulées par le Commissaire et recommandations relatives à la nomination ou reconduction du Commissaire et à ses conditions de rémunération,
    • le suivi du fonctionnement et de l’évaluation du Commissaire, de son indépendance et des services autres que d’audit fournis par celui-ci.

Le Comité d’audit fait rapport dans les matières susmentionnées au Conseil d’administration, qui garde la responsabilité finale, à l’exception des tâches de décision énumérées ci-dessus.

Composition

Le Comité d’audit se compose de membres non exécutifs du Conseil d’administration. Au moins un membre du Comité d’audit est un Administrateur indépendant au sens de l’Article 526ter du Code des Société. Monsieur Daniel WEEKERS, nommé Président de ce comité, est compétent en matière de comptabilité et d’audit.

Le Comité d’audit est donc composé des personnes suivantes :

  • Monsieur Daniel WEEKERS, Président, Administrateur non exécutif, indépendant ;
  • Monsieur Jean-Jacques CLOQUET, Administrateur non exécutif, indépendant ;
  • Monsieur Jacques PETERS, Administrateur non exécutif, indépendant.

Fonctionnement

Le Comité d’audit se réunit sur invitation du Président du Comité d’audit ou d’un de ses membres au moins quatre fois par an et chaque fois qu’il l’estime nécessaire pour l’exécution de ses missions.

Au moins deux fois par an, il rencontre le Commissaire de la Société afin d’être informé des conclusions de ses activités d’audit. Au moins deux fois par an, le Comité d’audit rencontre la ou les personnes responsables de l’audit interne de WEB SCA.

Le Comité d’audit est également le point de contact entre, d’une part, le Commissaire et l’Auditeur interne et d’autre part, le Conseil d’administration, ainsi que vis-à-vis des membres du personnel qui constateraient des irrégularités.

Pour délibérer, la majorité des membres du Comité d’audit doit être présente. Un membre du Comité ne peut pas se faire représenter. Les avis et recommandations sont pris à la majorité. Le Président n’a pas de voix prépondérante.

Les réunions du Comité d’audit se déroulent (partiellement) en présence des Dirigeants effectifs et éventuellement (après en avoir informé préalablement le Président du Conseil d’administration) avec les membres du personnel dont la présence est jugée nécessaire par le Comité. Il peut désigner des experts afin d’analyser en profondeur certaines questions et dispose des moyens nécessaires à cet effet.

Dans le cadre de ses responsabilités, le Comité d’audit a accès à tous les moyens qu’il estime nécessaires y compris aux avis externes.

Rapport

Les procès-verbaux résument les discussions et précisent les avis et recommandations en indiquant, le cas échéant, les réserves émises par les membres du Comité. L’original est conservé par la Société pour ses archives. Le Président du Comité d’audit se charge d’en communiquer une copie aux membres du Comité d’audit.

Après chaque réunion du Comité d’audit, le Président du Comité d’audit communique les conclusions, recommandations et/ou propositions du Comité au Conseil d’administration et en particulier après les réunions consacrées à l’établissement des comptes périodiques et à l’établissement des états financiers destinés à être publiés.

Lors de chaque réunion du Conseil d’administration statuant sur les publications semestrielles, annuelles et les Reporting financiers périodiques éventuels, le Comité d’audit fait rapport par écrit de ses conclusions dans les matières étudiées.

Le Comité d’audit est également particulièrement attentif à l’analyse générale des risques et au contenu des notes complémentaires reprises dans les rapports semestriels et annuels. Le Comité peut émettre des recommandations à ce sujet, ajouter ou demander des adaptations.

Au moins une fois par an, le Comité d’audit produit et remet un rapport au Conseil d’administration sur son fonctionnement interne et ses conclusions générales concernant :

  • l’évaluation des informations comptables et financières,
  • le fonctionnement des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques,
  • le fonctionnement de l’auditeur externe,
  • les recommandations en matière d’ajustements comptables.

Le Comité d’audit rend également régulièrement compte au Conseil d’administration de l’exécution de ses tâches.


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