Dirigeants effectifs

Le Conseil d’administration n’a pas opté pour la création d’un Comité de direction au sens du Code des Sociétés. Le Management exécutif est composé par des personnes ayant la qualité de Dirigeant effectif au sens de la législation applicable. Le rôle des Dirigeants effectifs est décrit dans la Charte de gouvernance de WEB SCA et le Règlement des Dirigeants effectifs.

WEB SCA considère comme Dirigeants Effectifs les personnes opérationnelles qui exercent une influence directe et déterminante sur la direction de tout ou partie des activités de WEB SCA et ont le pouvoir de décision, à savoir les Administrateurs exécutifs et Monsieur TAGLIAVINI, compte tenu de l’importance des fonctions de CFO.

Missions

Les Dirigeants effectifs de WEB SCA, au minimum :

- exécutent les décisions du Conseil d’administration ;

- prennent, sous la surveillance du Conseil d’administration, les mesures nécessaires pour que la Société dispose d’une structure de gestion propre et d’une organisation administrative, comptable, financière et technique appropriée lui permettant d’exercer ses activités ;

- sans préjudice du rôle de suivi du Conseil d’administration, mettent en place et adaptent des procédures de contrôle interne (systèmes d’identification, d’évaluation, de gestion et de suivi des risques financiers et autres), basés sur le cadre référentiel COSO 2013 et approuvées par le Conseil d’administration ;

- veillent à ce que la Société prenne les mesures nécessaires pour pouvoir disposer en permanence de fonctions adéquates en terme d’audit interne indépendantes, de Compliance indépendante, de gestion des risques ainsi que d’une politique de gestion et d’une politique d’intégrité adéquates ;

- font rapport au moins une fois par an au Conseil d’administration, à la FSMA et au Commissaire sur l’existence d’une structure de gestion propre et d’une organisation administrative, comptable, fi nancière et technique appropriée lui permettant d’exercer ses activités ainsi que sur les mesures prises ;

- soumettent au Conseil d’administration la préparation exhaustive, ponctuelle, fiable et exacte des états financiers, conformément aux normes comptables en vigueur, ainsi qu’une évaluation objective et compréhensible de la situation financière de la Société ;

- communiquent à la FSMA les rapports annuels et semestriels ainsi que des situations financières détaillées périodiques éventuelles et lui déclarent qu’ils sont conformes à la comptabilité et aux inventaires ;

- confirment avoir fait le nécessaire pour que les rapports précités soient établis selon les instructions en vigueur de la FSMA, ainsi que par application des règles de comptabilisation et d’évaluation présidant à l’établissement des comptes annuels, en ce qui concerne les rapports périodiques établis en fin d’exercice, ou par application des règles de comptabilisation et d’évaluation qui ont présidé à l’établissement des comptes annuels afférents au dernier exercice, en ce qui concerne les autres rapports périodiques ;

- préparent la communication adéquate des états financiers et des autres informations significatives financières et non financières de la Société ;

- gèrent le portefeuille immobilier de la Société :

·  présentation des dossiers d’investissement et de désinvestissement au Conseil d’administration ainsi que la négociation et la finalisation des contrats y afférents ;

·  location, modification et renouvellement des contrats de location des immeubles, en ce compris la détermination de la valeur locative et des autres dispositions utiles aux contrats de location ;

·  gestion des litiges ;

·  suivi de la politique d’entretien et de rénovation des immeubles ;

·  suivi et coordination des projets de développement pour compte propre (demandes de permis, travaux, procédures administratives…) ;

- gèrent le financement de la Société, conduisent les négociations avec les institutions financières en matière de demandes de crédit, de refinancement et de souscription d’instruments de couverture de taux, et assurent la gestion de la trésorerie ;

- gèrent le personnel : recrutement et licenciement des membres du personnel qui ne sont pas des cadres, gestion de leurs contrats, préparation des budgets et suivi de l’organigramme ;

- fournissent en temps utile au Conseil d’administration toutes les informations nécessaires à l’exécution de ses obligations ;

- ont les contacts avec les autorités (FSMA, Euronext, administrations sociale et fiscale) ;

- gèrent les litiges.

Le Règlement des Dirigeants effectifs prévoit également des procédures pour les points suivants :

- prise de décisions par les Dirigeants effectifs de WEB SCA ;

- proposition par les Dirigeants effectifs de WEB SCA des décisions à prendre par le Conseil d’administration ;

- examen des propositions des cadres ;

- évaluation de la performance des cadres par rapport à la réalisation des objectifs convenus ;

- Reporting au Conseil d’administration ;

- délégations : les Dirigeants effectifs peuvent déléguer aux autres dirigeants et/ou à d’autres cadres des pouvoirs de décision et de signature dans les limites d’une charte de délégations de pouvoirs.

Composition

Conformément à la réglementation relative aux SIR (notamment l’Article 14 de la Loi du 12 mai 2014 relative aux sociétés immobilières réglementées), la Direction effective de WEB SCA est confiée à au moins deux personnes physiques, qui sont nommées par le Conseil d’administration et qui portent le titre de Dirigeant effectif.

Les Dirigeants effectifs sont :

- Monsieur Claude DESSEILLE, Co-Chief Executive Officer,

- Monsieur Laurent WAGNER, co-Chief Operation Officer,

- Madame Caroline WAGNER, Chief Administrative Officer,

- Monsieur Antoine TAGLIAVINI, Chief Financial Officer.

Tous les Dirigeants effectifs sont des personnes physiques. Ils remplissent les conditions d’honorabilité, d’expertise et d’expérience prévues par l’Article 14 de la Loi SIR et aucun d’entre eux ne tombe sous l’application des cas d’interdiction visés à l’Article 15 de la Loi SIR.

Répartition des tâches entres les Dirigeants Effectifs

Les tâches entre les Dirigeants effectifs sont réparties comme indiqué dans le Règlement des Dirigeants effectifs disponible sur le site internet de la Société (www.w-e-b.be).

Répartition des tâches entre les Dirigeants Effectifs et les Administrateurs

En matière immobilière et financière, les Dirigeants effectifs identifient les possibilités et les besoins en matière d’investissement, de désinvestissement et de financement. Ils font des propositions au Conseil d’administration à cet égard. Le Conseil d’administration détermine la politique et prend les décisions à ce sujet. Le Conseil d’administration peut cependant mandater les Dirigeants effectifs, avec pouvoir de subdélégation, pour prendre une série de décisions et pour représenter la Société (par exemple, lors de la conclusion des baux inférieurs à un certain montant).

En matière de personnel, les Dirigeants effectifs animent et dirigent les équipes, dans le cadre de l’organigramme et du budget déterminé par le Conseil d’administration.

En matière d’information financière, les Dirigeants effectifs supervisent la préparation exhaustive, ponctuelle, fiable et exacte des états financiers conformément aux normes comptables et aux règles d’évaluation de la Société, présentent les états financiers au Conseil d’administration et après approbation par le Conseil font procéder à leur publication. Le Conseil d’administration approuve les états financiers et arrête les comptes.

En matière de contrôle interne et de gestion des risques, les Dirigeants effectifs mettent en place et adaptent les procédures de contrôle interne et de gestion des risques (systèmes d’identification, d’évaluation, de gestion et de suivi des risques financiers et autres) dans le cadre approuvé par le Conseil d’administration. Le Conseil d’administration désigne également les responsables des fonctions de contrôle indépendantes.

De manière plus générale, les Dirigeants effectifs exécutent les décisions du Conseil d’administration. Sous réserve de mandats spéciaux, ils n’ont pas de pouvoir de représentation.

Ils rendent régulièrement compte au Conseil d’administration.

 

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