Contrôle interne

En matière de contrôle interne et de gestion des risques, les Dirigeants effectifs mettent en place et adaptent les procédures de contrôle interne et de gestion des risques (systèmes d’identification, d’évaluation, de gestion et de suivi des risques financiers et autres), dans le cadre approuvé par le Conseil d’administration. Le Conseil d’administration désigne également les responsables des fonctions de contrôle indépendantes.

Conformément à la définition du COSO 2013, référentiel adopté par WEB SCA, le contrôle interne consiste à mettre en place et adapter en permanence des systèmes de management appropriés, ayant pour but de donner aux Administrateurs et aux Dirigeants une assurance raisonnable que l’information financière est fiable, que les réglementations légales ou internes sont respectées et que les principaux processus de l’entreprise fonctionnent efficacement et de manière efficiente.

L’un des objectifs du contrôle interne est de prévenir et maîtriser les risques d’erreur ou de fraude.

L’environnement de contrôle interne s’appuie sur les documents clés que sont les procédures internes, l’organisation fonctionnelle et le Code de conduite qui s’imposent à l’ensemble des collaborateurs de WEB SCA.

La qualité du contrôle interne sera évaluée au fil de l’exercice :

- par l’audit interne ;

- par le Comité d’audit, qui veillera à la pertinence et à l’efficacité des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques de la Société et assurera le suivi de l’audit interne et du contrôle externe effectué par le Commissaire qui formulera tout avis et recommandation au Conseil d’administration et aux Dirigeants effectifs dans ces domaines et qui procédera notamment à la revue des clôtures, des traitements comptables spécifiques, des litiges et des principaux risques ;

- par le Commissaire dans le cadre de sa revue des comptes intermédiaires et annuels. Il peut notamment formuler des recommandations concernant la tenue des états financiers.

Le Conseil d’administration supervise l’exécution des tâches du Comité d’audit en la matière, notamment par le biais du Reporting que lui fait ce Comité.

FONCTION D’AUDIT INTERNE

Depuis l’agrément en tant que SIR, la personne responsable de la fonction d’audit interne au sein de la Société est Monsieur Claude DESSEILLE pour une durée indéterminée. Celui-ci est Dirigeant effectif mais, d’une part, il a consenti des délégations de pouvoirs de sorte qu’il aura un caractère moins opérationnel et, d’autre part, le Conseil d’administration ne comporte pas d’Administrateur non exécutif qui ne soit pas indépendant.

Les fonctions d’auditeur interne sont toutefois déléguées à la SPRL PKF-VMB Risk Advisory, représentée par son représentant permanent Monsieur Christophe QUIEVREUX, pour une durée d’un an renouvelable.

Définition et objet

De manière générale, l’audit interne a pour objet d’examiner et d’évaluer le bon fonctionnement, l’efficacité et l’efficience du contrôle interne et des fonctions de Compliance et de gestion des risques.

L’audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle et de gouvernance d’entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité.

Chaque activité de la Société entre dans le champ d’investigation de l’audit interne.

Conformément aux autres règles adoptées par la Société, notamment la Charte de gouvernance d’entreprise, l’Auditeur interne doit être immédiatement averti en cas de soupçon de fraude, détournement ou violation de règles internes adoptées par la Société, de lois ou de réglementations. Dans ce cas, l’Auditeur interne en informe le Comité d’audit et le Compliance Officer qui s’assurent de l’exécution d’un audit ou d’une enquête permettant de résoudre le problème.

L’Auditeur interne peut aussi, sur demande et après accord du Comité d’audit, assister les personnes chargées de l’organisation dans l’exercice effectif de leurs responsabilités et leur fournit à cet effet des analyses, évaluations, recommandations, avis et informations sur les activités examinées.

Indépendance

L’Auditeur interne est indépendant de la Direction effective.

Il dépend hiérarchiquement du Comité d’audit et fait rapport périodiquement au Chief Executive Officer (en informant le Conseil d’administration) et au Comité d’audit.

L’Auditeur interne est tenu d’informer le Chief Executive Officer de la Société en cas de conflit d’intérêts réel ou potentiel pouvant compromettre son objectivité ou son indépendance.

Il peut contacter directement, sans en informer préalablement les Dirigeants effectifs, le Conseil d’administration, le Comité d’audit, le Commissaire de la Société ou la FSMA.

Il est rémunéré d’une manière qui ne compromet pas et n’est pas susceptible de compromettre son indépendance et son objectivité.

L’Auditeur interne doit être indépendant des activités et processus qu’il examine afin d’assurer sa capacité à remplir sa mission en toute objectivité et à transmettre des évaluations et conseils impartiaux aux Dirigeants effectifs et au Comité d’audit.

Pour conserver son indépendance, l’Auditeur interne n’est pas autorisé à :

- entreprendre une quelconque tâche opérationnelle susceptible d’être en conflit avec ses responsabilités en tant qu’Auditeur interne,

- s’engager dans toute autre activité pouvant compromettre son objectivité ou son indépendance.

Autorité

Dans l’accomplissement de ses activités, l’Auditeur interne dispose de l’accès intégral, libre et sans restriction à tous les départements, activités, registres, informations, biens et personnel de la Société, pertinents pour l’exécution de l’audit interne. Toutes les informations obtenues doivent être traitées de manière confidentielle. Il a notamment accès à tous les systèmes d’information.

Reporting et contrôle

L’Auditeur interne rédige un rapport d’audit interne pour chaque mission effectuée. Celui-ci est envoyé sous forme de projet au CEO avec lequel il organise une réunion de clôture pour valider les conclusions.

L’Auditeur interne informe régulièrement le CEO et le Comité d’audit des principaux risques constatés, des mesures prises pour en améliorer la maîtrise et de l’avancement des travaux réalisés dans le cadre de la mission de la fonction.

Il informe immédiatement le Comité d’audit de tout élément qui ferait peser un risque significatif sur la Société.

Responsabilités

L’Auditeur interne n’a pas, en cette qualité, de responsabilité directe ni d’autorité sur les activités ou opérations qu’il examine. Les responsabilités de l’Auditeur interne sont les suivantes :

- mise en œuvre du programme annuel, y compris, le cas échéant, toute tâche ou projet spécial requis par le Comité d’audit, les Dirigeants effectifs ou le Conseil d’administration ;

- rédaction de rapports résumant les résultats des activités d’audit interne et la réalisation du programme annuel ;

- communication au Comité d’audit des informations, tendances émergentes et développements dans le domaine des pratiques d’audit interne et recommandations de révision, si nécessaire, du Règlement de l’audit interne ;

- transmission d’une liste d’objectifs de mesures et résultats importants au Comité d’audit ;

- vérification du fait que l’audit interne est conforme aux normes et meilleures pratiques en matière d’audit interne ;

- professionnalisme dans l’accomplissement des tâches d’audit ;

- préservation de l’intégrité et de l’objectivité.

Le processus d’audit interne ne dégage pas le Comité d’audit, les Dirigeants effectifs et le Conseil d’administration de leur responsabilité de gestion et d’amélioration des contrôles dans leurs domaines respectifs.

Les prestations de l’Auditeur interne sont évaluées chaque année par le Comité d’audit.

FONCTION DE COMPLIANCE

Les fonctions de Compliance Officer sont assurées pour une durée indéterminée par Madame Caroline WAGNER, Dirigeant effectif.

Définition et Objet

La fonction de Compliance est une fonction interne, indépendante et permanente de WEB SCA, chargée de veiller au respect par la Société des lois, réglementations et des Codes de conduites applicables à son activité ainsi que sa politique d’intégrité.

La fonction de Compliance a notamment pour objet de :

- veiller au respect des législations et réglementations applicables à la Société ;

- veiller au respect de la Charte de gouvernance d’entreprise ;

- veiller à l’établissement et à la diffusion de l’information ;

- identifier et évaluer le risque de Compliance auquel la Société est exposée ;

- veiller au respect des règles en matière de conflits d’intérêts ;

- veiller au respect des règles en matière de politique d’intégrité ;

- veiller à assurer le respect des règles en matière d’abus de marché et notamment des procédures mises en place par la Société en matière de prévention des abus de marché, telles que décrites dans le Code de conduite de la Société ;

- contrôler et évaluer régulièrement si les procédures et les mesures internes concernant la Compliance sont efficaces et adéquates.

Le Compliance Officer avertit le CEO, le Conseil d’administration et l’Auditeur interne en cas de soupçon de fraude, détournement ou violation de règles internes adoptées par la Société ou de lois ou réglementations.

Permanence et caractère adéquat de la fonction

Le Conseil d’administration veille à ce que la Société dispose en permanence d’une fonction de Compliance indépendante et adéquate destinée à assurer le respect, par la Société, ses Administrateurs, ses Dirigeants effectifs, ses salariés et ses mandataires, des règles de droit relatives à l’intégrité de son activité.

La fonction de Compliance Officer doit, à tout moment, être adéquate et disposer des moyens suffisants pour exercer ses missions à bien.

Qualités

Le Conseil d’administration veille, lors de la sélection du Compliance Officer à ce que celui-ci présente les qualités requises en termes de compétence, d’intégrité et d’indépendance pour l’exercice de sa mission.

Il veille également à sa formation permanente ; la Société doit lui donner les moyens d’y pourvoir.

Indépendance

Le Compliance Officer est indépendant pour l’exercice de cette fonction.

Il fait périodiquement rapport à la Direction effective et au Comité d’audit et dépend hiérarchiquement du Conseil d’administration.

Il est tenu d’informer le Conseil d’administration en cas de conflit d’intérêts réel ou potentiel pouvant compromettre l’objectivité ou l’indépendance de la fonction de Compliance.

Il peut contacter directement, sans en informer préalablement les Dirigeants effectifs, l’Auditeur interne, le Conseil d’administration, le Comité d’audit, le Commissaire de la Société ou la FSMA.

Il peut exprimer et faire connaître librement ses constatations et ses appréciations dans le cadre de sa mission, sans que ces constatations et ces appréciations ne puissent lui porter préjudice.

Le Compliance Officer est rémunéré d’une manière qui ne compromet pas et n’est pas susceptible de compromettre son objectivité.

Le Compliance Officer est soumis à la confidentialité la plus stricte. Cette obligation est sans préjudice de l’exécution de ses fonctions et ne peut être un obstacle à toute obligation de notification ou d’information dans le cadre de sa mission (notification aux autorités de surveillance, etc.).

La fonction de Compliance est indépendante de la fonction d’audit interne mais entre dans le champ d’investigation et de contrôle de cette dernière.

Le Compliance Officer ne peut s’engager dans toute autre activité pouvant compromettre son objectivité ou son indépendance.

Le Compliance Officer dispose à tout moment de l’autorité, des ressources et de l’expertise nécessaires et d’un accès à toutes les informations pertinentes et à tous les collaborateurs dans la mesure requise pour l’exercice de sa mission.

Reporting et contrôle

Le Compliance Officer rédige un Rapport de Compliance pour chaque révision effectuée.

Le projet de rapport est envoyé aux Dirigeants effectifs. Le Compliance Officer organise une réunion de clôture pour valider les conclusions consignées dans le projet de Rapport de Compliance.

Le rapport est ensuite présenté au Comité d’audit qui l’examine durant sa réunion suivante. Sur demande du Comité d’audit, le Compliance Officer fournit des informations complémentaires.

 

 

MAJ 738


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