Systèmes de contrôle interne et gestion des risques

La Société définit le contrôle interne comme l’ensemble des mesures qui, sous la responsabilité des membres du Conseil d’Administration, doivent assurer avec une certitude raisonnable (i) le respect des lois et règlements ainsi que des politiques générales, plans et procédures internes, (ii) une conduite ordonnée, prudente et rationnelle des affaires, et (iii) une gestion adéquate des risques en vue de protéger son patrimoine.

Responsabilités en matière de contrôle interne et de gestion des risques

Le Conseil d’Administration de WEB SA définit et met en œuvre le cadre de contrôle interne de la Société (politiques, procédures, réflexions sur l’organisation de la Société…) et de la gestion des risques. Au sein du Conseil d’Administration, les administrateurs exécutifs sont responsables de la mise en œuvre des mesures arrêtées par le Conseil d’Administration en la matière, ainsi que de toute proposition et/ou suggestion en ce domaine.

L’analyse et l’impact éventuel des principaux risques auxquels est confronté WEB SCA sont détaillés aux pages 5 à 11 du présent rapport financier. Ces risques sont réévalués systémiquement afin de mettre en place les moyens opérationnels nécessaires afin d’en minimiser les conséquences.

Description des mesures de contrôle interne et de gestion des risques de WEB SCA

En vue d’assurer un environnement de contrôle interne adéquat, WEB SCA s’est dotée d’une organisation fondée sur les principes suivants :

• Une définition d’objectifs clairement définis

Les objectifs de WEB SCA sont définis par le Conseil d’Administration dans l’intérêt exclusif des actionnaires.  WEB SCA entend créer un portefeuille équilibré d’immeubles commerciaux, semi-industriels et de bureaux générant des revenus stables tout en offrant un potentiel important de plus-values.

• Une répartition claire des tâches entre les différents organes et comités de la Société

La Société est gérée par le Conseil d’Administration de WEB SA, au sein duquel les dirigeants effectifs sont en charge de la gestion et les administrateurs non exécutifs en charge de la surveillance.

Conformément à l’article 38 de la loi du 20 juillet 2004 relative à certaines formes de gestion collective de portefeuilles d’investissement, la direction effective de WEB SCA est confiée à deux (2) personnes physiques au moins, possédant l’honorabilité professionnelle nécessaire et l’expérience adéquate pour exercer ces fonctions.

La Société s’est dotée d’un Comité de Gestion et d’un Comité d’Audit, dont les missions et le fonctionnement sont décrits ci-avant.

La gestion journalière de WEB SCA est assurée par deux délégués à la gestion journalière, désignés par le gérant statutaire. Ils rendent compte de leur gestion au Conseil d’Administration.

• Un suivi et un contrôle continus des activités de WEB SCA

Les activités de WEB SCA sont régulièrement suivies au travers de différents comités et fonctions internes.

Le Comité de Gestion assure un suivi mensuel rapproché des activités de la Société (suivi des projets en cours, investissements, travaux, négociation de baux, etc.) ainsi que de l’état général du patrimoine immobilier de la Société (analyse des immeubles inoccupés, analyse du marché, etc.).

WEB SCA dispose en outre d’un Compliance Officer, en la personne de Mme Caroline WAGNER, en charge plus particulièrement du respect, par WEB SCA, de ses obligations légales et réglementaires.

Par ailleurs, le Commissaire est chargé d’examiner la régularité des opérations comptables au moins deux fois l’an avec mission d’en faire un rapport oral à tout le moins à deux réunions du Comité d’Audit avant l’approbation des comptes semestriels et annuels.

• Une analyse régulière et une gestion des risques auxquels est exposée WEB SCA

Le Conseil d’Administration du gérant statutaire identifie régulièrement les risques pouvant avoir une incidence sur la gestion de la Sicafi, son secteur d’activité et par conséquent sur ses résultats. Sur cette base, il arrête toute mesure utile pour éliminer les risques identifiés ou, si cela est impossible, en neutraliser au maximum l’impact en cas de réalisation. Les risques (et les mesures adoptées en vue de leur gestion) sont plus amplement décrits à la section « Facteurs de risques ».